5 tips voor zinvol digitaliseren van processen

Digitaliseren van processen is niet meer weg te denken. Maar hoe zorg je dat het digitaliseren van werkprocessen vloeiend verloopt en zinvol wordt ervaren?

5 tips voor een fijn traject in digitalisering:

1. Focus

Heb een duidelijk doel voor ogen. Er kan financieel voordeel worden behaald door bepaalde stappen digitaal uit te voeren. Hoeveel voordeel er behaald moet worden, bepaalt mede hoe 'strak' de processen worden ingericht. Als het doel een betere klantervaring is, is waarschijnlijk meer flexibiliteit nodig en bijvoorbeeld inzet van een klantenpanel. Als betere controle of meer inzicht het hoofddoel is, dan vraagt dat weer andere nuances en inzet van andere projectmensen. Weet waar je op mikt, om de juiste projectorganisatie op te tuigen en om te voorkomen dat je alles (en daarmee alles half) op wilt lossen. En formuleer je doel scherp, dat heb je in het vervolgtraject nodig.

2. Breng de gewenste processen goed in kaart

Probeer  zoveel mogelijk processen voor de gewenste situatie in plaats van de bestaande situatie. te beschrijven, door steeds naar het doel terug te verwijzen.  Zeker gedurende het traject zal vaak de zin 'maar zo gaat dat nu' vallen. Met een duidelijk doel en met het inzichtelijk maken van 'hoe het dan straks werkt' is er een baken waar later in het traject en zelfs na implementatie naar kan worden teruggegrepen. 

3. Betrek de juiste mensen

Dit klinkt als een dooddoener, want wie zou dat niet doen. En toch worden ervaren medewerkers vaak nog te weinig of in een te laat stadium betrokken omdat ze nodig zijn in de lijn. Of wordt vergeten om een klanten panel in te richten voor een klantportaal. En wordt van product owners of projectmanagers verwacht deze kennis zelf te bezitten of bij elkaar te sprokkelen. Beschikbaarheid van de kenners in de fase voor besluitvorming, zorgt voor een veel snellere en soepeler implementatie en voorkomt herstel. Hierbij is het vorige punt, redeneren vanuit de gewenste situatie in plaats van 'nabouwen van de huidige situatie' essentieel. Dat is niet altijd makkelijk, maar een goede discussie in het voortraject, voorkomt eventuele weerstand later in het traject

4. If it ain't broke, don't fix it

Het is fijn als bestaande goed werkende oplossingen worden gehandhaaft. Automatiseer wat slimmer kan, maar integreer deze met goed werkende oplossingen. Een 'one solution' systeem is handig als er nog niets of weinig is, maar als er goede oplossingen zijn, zet ze in. Dat scheelt ontwikkeling, maar zorgt ook voor een snellere acceptatie van de oplossing in je organisatie.

5. Investeer in je boodschap

Digitalisering is voor zowel medewerkers als voor klanten een verandering. Het is geen doel op zich maar leidt tot een betere situatie, maar verandering is ook afscheid nemen. Leg goed uit wat het voordeel is. Wees standvastig in je doelstelling en je besluit deze met digitalisering in te vullen maar luister goed en verbeter waar mensen tegenaan lopen.

Synflows helpt bedrijven complexe situaties makkelijker te maken. Neem voor meer informatie contact met ons op, 

      Demo

5 tips voor het digitaliseren van werkprocessen