6 tips voor een succesvolle Mijn Omgeving
Een ‘Mijn omgeving’ is een persoonlijke online omgeving die een organisatie voor haar klanten beheert. Deze omgeving, ook wel ‘klantportaal’ genoemd, biedt een klant de mogelijkheid zelf persoonlijke gegevens aan te passen en toegang tot exclusieve diensten en producten. Ideaal, gezien vanuit service en efficiency. Overweeg jij ook een Mijn Omgeving? Dan zijn onderstaande tips een ‘must read’!
De voordelen van een Mijn Omgeving
In de eerste plaats bied je je klanten met een MijnOmgeving veel service, gemak en controle. Het is een toegevoegde waarde. Het geeft je de kans je klanten een betere klantervaring te laten beleven en om een goed overzicht te hebben van de diensten die mogelijk zijn. Je kunt je klant laten zien wat meer mogelijk is en adviseren over zijn specifieke situatie.
Daarnaast scheelt het je organisatie veel werk. Wanneer klanten zelf administratieve zaken kunnen regelen, zoals het aanpassen van persoonlijke gegevens, maakt dit je organisatie efficiënter en verlaagt het kosten omdat je tijd en geld bespaart.
Een voorbeeld uit de financiële dienstverlening; de adviseur die in een Mijn Omgeving offertes klaarzet voor klanten. Of uit de juridische wereld. Een klant vraagt juridische ondersteuning en de documentatie en communicatie over de voorbereiding van het proces wordt via de Mijn Omgeving tussen jurist en klant gedeeld. Efficiënt en vooral AVG proof. Ten slotte een zorginstelling, waar hulpverleners de voortgang over en met de cliënt zelf kunnen volgen en kunnen zien wie er bij het dossier betrokken zijn, welke diensten er worden geleverd en wat de behaalde doelstellingen zijn.
Een Mijn Omgeving kan daarmee ook processen ondersteunen. Dat scheelt de organisatie veel tijd en kosten en verbetert de band tussen organisatie en de klant.
Tips voor een goede Mijn Omgeving
Als je overtuigd bent volgen hier een aantal tips.
Tip 1: Houd het eenvoudig, overzichtelijk, gebruiksvriendelijk
Een Mijn Omgeving moet van meerwaarde zijn voor je klanten. Deze moeten het als gemakkelijk, handig en nuttig ervaren. Alleen dan gaat je klant gebruik maken van je Mijn Omgeving. Een aantal punten die hierbij helpen zijn:
- Gelaagdheid; bijvoorbeeld eerst een dashboard van waaruit men door kan klikken naar dieperliggende onderdelen zodat het overzichtelijk blijft.
- Informatief: laat een goede omschrijving van de dienst en de stand van zaken zien en gebruik daarbij heldere begrijpelijke visuals
- Een duidelijke user flow; maak het voor de klant makkelijk om de nodige acties te doen en geef inzicht in de vervolgstappen.
Tip 2: Stimuleer het gebruik van de Mijn Omgeving
Geef duidelijk aan wat de meerwaarde en de verschillende functies van de MijnOmgeving zijn. Help je klanten bij het gebruik van de omgeving. Bijvoorbeeld bij het invullen van ontbrekende gegevens.
- Benoem de Mijn Omgeving duidelijk op je website, vertel daarbij over de voordelen.
- Maak het registreren en inloggen zo makkelijk mogelijk.
- Stimuleer gebruikers om de Mijn Omgeving volledig te benutten. Stuur ze een reminder als informatie ontbreekt of als een actie open staat.
Tip 3: Maak gebruik van informatie die je al hebt
Je hebt in je organisatie al gegevens over klanten. Gebruik deze gegevens door een koppeling te maken, zodat je deze gegevens niet opnieuw hoeft in te voeren maar direct kunt gebruiken.
Denk aan koppelingen met bestaande CRM systemen, of met je call center systemen. Of met data uit externe bronnen, zoals energielabels voor hypotheekklanten of rayongegevens voor clienten van een zorginstantie.
Tip 4: Stuur notificaties naar een app
Met je Mijn Omgeving bied je de klant service, gemak en controle. Je zet formulieren klaar, vertelt over wijzigingen en kunt klanten attenderen op acties of extra diensten. Of inspringen op persoonlijke levenssituaties van de klant; verjaardagen, verhuizingen, gezinsuitbreiding, … In dat geval wil je graag dat je boodschap je klant bereikt. En omdat ze niet elke dag gebruik maken van je Mijn Omgeving is het zeer effectief om dan een pushnotificatie via een app te sturen. Daarmee krijgt de klant (net als bij whatsapp) een actief berichtje in zijn app.
Tip 5: Beveilig je klantgegevens goed
Een MijnOmgeving zorgt ervoor dat je niet meer hoeft te mailen. Informatie staat in een beveiligde omgeving. Zorg ervoor dat de beveiliging van deze omgeving de hoogste aandacht krijgt. De gegevens van klanten in je Mijn Omgeving zijn privacygevoelig. Zorg er dus voor dat je de klantdata optimaal beveiligt!
Tip 6: Gebruik een Mijn Omgeving die aan alle eisen voldoet, bel Synflows
Je kunt zelf een Mijn Omgeving bouwen. Daar komt nogal wat bij kijken, want dan tuig je een volledig IT-ontwikkeltraject op met de bijbehorende uitdagingen en kosten.
Je kunt ook kiezen voor een Mijn Omgeving die zich al bewezen heeft met omgevingen voor diverse klanten als FNV, HypotheekVisie en Resolve mediaton. Wij weten wat nodig is om een goede band met uw klant op te bouwen. De Mijn Omgeving van Synflows staat al als een huis, maar staat niet stil en wordt continu voorzien van features waar de markt om vraagt. Of waar een organisatie behoefte aan heeft, want de portal van Synflows bestaat uit standaard componenten die klantspecifiek aanpasbaar zijn. Zo wordt de MijnOmgeving volledig in uw huisstijl en met uw gewenste procesafhandeling opgeleverd.
We hebben een overzichtelijk en helder dashboard voor medewerkers en een mooie MijnOmgeving voor klanten. De mogelijkheid tot pushnotificaties via een aan de MijnOmgeving verbonden APP is een van de unieke features in de Mijn Omgeving van Synflows.
Dus, voordat je aan de slag gaat met het selecteren van een softwareleverancier en een pittig IT-ontwikkeltraject opstart… neem vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee.