Hoe je een workflow management tool kiest: checklist van 10 punten

Een goede workflow management tool maakt een wereld van verschil voor de productiviteit en efficiëntie van je organisatie. Het kiezen van de beste tool voor jouw organisatie is echter geen makkie.

In dit artikel geven we je een aantal handige richtlijnen waarmee je inzicht krijgt in jouw workflow management behoeften en tref je een checklist aan van tien punten die je helpen bij het kiezen van de beste workflow management software.

Het identificeren van je workflow management behoeften

Beoordeel hoe de dingen op dit moment worden gedaan. Je hebt een duidelijk begrip nodig van hoe je organisatie vandaag de dag processen beheert. Door je werkproces te identificeren, krijgt je een nauwkeurig beeld van wat er ontbreekt en wat je kunt verbeteren. Start met de volgende vragen:

• Zijn er bijzondere processen die jouw organisatie uniek maken?
• Wat zijn cruciale deadlines voor de diensten die jij levert?
• Hoe vaak kun je een proces binnen de initiële deadline afronden?
• Welke mensen hebben toegang nodig en voor welke activiteiten?
• Welke rapportagebehoefte heb jij als eindverantwoordelijke?
• Kan je individuele bijdragen aan het proces volgen?
• Heeft je organisatie te maken met communicatiebarrières?
• In hoeverre kan je klant deelnemen aan het proces?
• Hoe gemakkelijk kan een team door de workflow navigeren?
• Wat zijn de technische capaciteiten van je team voor het gebruik van een tool?
• Wat is je budget voor een workflow management tool?

10 check punten voor het kiezen van workflow management software

1. Gebruiksgemak

Gebruiksgemak is een essentiële eigenschap! Voor je organisatie en de betrokken klant. Is het systeem overzichtelijk? Kan je makkelijk navigeren? Kan je alle deadlines op één plek zien? Heb je technische kennis nodig om de tool te gebruiken?

2. Efficiënt taakbeheer

Het is belangrijk dat je tool de mogelijkheid biedt om taken op te splitsen in kleinere subtaken en dat je deadlines toe kunt wijzen om het proces op schema te houden. Deze mogelijkheid wordt belangrijker naarmate je team groter is.

3. Integraties met andere applicaties

Logisch, maar niet te vergeten: je hoeft niet alles uit het nieuwe systeem te halen. Als je informatie uit externe applicaties wilt halen, zoek dan naar een tool die kan integreren met de apps die je al gebruikt. Wat zijn de integratie- of hostingvereisten?

4. Effectieve samenwerking van teamleden en met klant

Maak samenwerkingsfuncties belangrijk. De mogelijkheid om rollen toe te wijzen, wijzigingen door te geven, commentaar en feedback te geven, te communiceren met je klant et cetera is cruciaal voor elke organisatie omdat het veel hoofdpijn en tijdverlies aan e-mailthreads en telefoontjes bespaart.

5. Delen van bestanden intern en met de klant

Staat de applicatie goed documentbeheer toe?  Is er de mogelijkheid om een ​​bestand bij te werken, zodat iedereen altijd toegang heeft tot de nieuwste informatie. Is er een archiveerfunctie?

6. Naadloos rapportagesysteem

Rapportagefuncties helpen je tijd te besparen bij het verzamelen van gegevens en het samenstellen van rapporten. Zoek naar een tool die een dashboard biedt om een ​​overzicht te krijgen van actieve en voltooide taken, procesvoortgang, geschatte voltooiingstijd en meer.

7. Schaalbaarheid

Als je op zoek bent naar een workflow management tool, zorg er dan voor dat je een flexibele tool kiest die kan meegroeien met je organisatiebehoeften. Kies voor een tool die je de mogelijkheid geeft om onderdelen op of af te schalen.

8. Gegevensbeveiliging en betrouwbaarheid

De meest fantastische tool kan een nachtmerrie worden wanneer je de gegevensbeveiliging niet op orde is. Onthoud dat je veel belangrijke (privacygevoelige) gegevens in je workflow management tool gaat opslaan. Zorg ervoor dat de leverancier van je tool privacy en security als een prioriteit beschouwt en dat je een verwerkersovereenkomst sluit.

9. Cloud of on premise

Een workflow systeem die je installeert in je eigen omgeving, ofwel on premise, vraagt extra beheer van je eigen organisatie. Systemen in de cloud hebben het voordeel dat upgrades automatisch worden geïnstalleerd.

10. De prijs – kwaliteitverhouding

Er zijn workflow systemen die specifiek voor een bedrijf worden gebouwd. Deze zijn vaak prijzig in aanschaf, en kosten veel intern werk, doordat er veel tijd in het definiëren van de oplossing gaat zitten. En er zijn kant en klare oplossingen voor specifieke functies, die in aanschaf minder duur zijn, maar beperkter zijn in flexibiliteit. Is die uiteindelijk toch een keer nodig, dan worden juist deze oplossingen duurder omdat het ‘vermaken’ niet eenvoudig is in een ‘one size fits all’ SAAS oplossing.

Bekijk de workflow management tool van Synflows, met Klantportaal.
De workflow oplossing van Synflows heeft een basisinrichting die op maat kan worden gecustomized. Daarmee is een voordelige opzet mogelijk die bij bijzondere processen toch flexibiliteit biedt.

Bron: Monday