Cookies

Deze website maakt gebruik van cookies. Wij verzoeken u cookies te accepteren. Meer info

Spring naar inhoud

Tips om zo efficient mogelijk de juiste klantinformatie te krijgen

Zodra je een dienst voor jouw klant uitvoert, heb je informatie nodig. Over zijn situatie, over zijn wens en andere benodigde zaken.

Aanleveren informatie

Om klanten te helpen om de juiste informatie aan te leveren, is duidelijk inzicht in wat nodig is en een goede manier van aanleveren essentieel. Welke documenten zijn nodig, wanneer zijn deze nodig en hoe kan de klant deze eenvoudig aanleveren. 


Dit doe je door de klant vooraf een plek te geven waar hij gestructureerd bepaalde informatie aan kan leveren. En om erop te sturen dat je die informatie juist en tijdig binnenkrijgt. Een mailbox is daar niet toereikend voor. Het geeft te weinig overzicht, mail wordt niet AVG proof bevonden en als de klant heeft aangeleverd, moet de medewerker de informatie alsnog ordenen. 

Tips

6 tips om dit voor de klant en je medewerker zo eenvoudig mogelijk te maken:


  1. Stukkenlijst: zet een lijstje klaar met begrijpelijke onderwerpen, waar een klant informatie kan uploaden. Vraag om een 'identiteitsbewijs, bijvoorbeeld paspoort of rijbewijs' in plaats van een ID-krt. Sla de aangeleverde informatie ook onder die noemers op, zodat het altijd duidelijk is voor een medewerker waar welke informatie staat. 
  2. Eenvoudig aanleveren: zorg dat een klant via zijn desktop kan uploaden maar ook via zijn telefoon een foto kan maken en uploaden.
  3. Dynamisch: zorg dat een stukkenlijst situatie-specifiek is en je alleen de nodige informatie vraagt. Zo vraag je een zelfstandig ondernemer geen loonstroken en een medewerker geen jaaropgaaf. Op basis van kenmerken van de klant kan dynamisch een lijst worden samengesteld van voor die klant of dat onderwerp belangrijke documenten.
  4. Inzichtelijk houden van de status: als de klant informatie heeft aangeleverd, zet je de onderwerpen waarvoor informatie is aangeleverd op gereed zodat het voor de klant helder is wat nog ontbreekt
  5. Reminders: stuur automatische reminders aan de klant als informatie na een periode nog mist. Dat kan uiterst vriendelijk en met gericht het ontbrekende stuk in de tekst en een link naar de plek waar de klant dit kan uploaden.
  6. Nazorg: als de klant niet reageert op reminders, maak een taak voor een medewerker om de klant te bellen


Het is goed mogelijk om een logische, speciaal voor die situatie relevante informatie aan de klant te vragen. En het is niet nodig om achter die informatie aan te jagen. Dat kan geautomatiseerd plaatsvinden door het zetten van reminders op openstaande taken voor de klant. En pas als de klant er niet uit lijkt te komen, kan na een paar reminders een taak voor een medewerker komen, om de klant te bellen. Dat is dan in enkele gevallen. 

Wilt u meer weten over de mogelijkheden om minder tijd kwijt te zijn aan het nabellen van klanten? Neem contact met ons op. 


       Demo





Pagina delen