Online samenwerken met je klant in een klantportaal voorbij? – Deel 2: Digitaal ondertekenen

In Accountantweek.nl verscheen onlangs het artikel ‘6 redenen waarom steeds meer accountantskantoren afhaken op klantportal’. Hierin worden 6 redenen gegeven voor het volgens dit artikel uit de gratie raken van het klantportaal bij accountantskantoren. In 6 blogs gaan wij in op de genoemde redenen en laten zien waarom accountantskantoren, net als onze klanten in andere branches, ook in de toekomst nog steeds enorm gebaat zijn bij een klantportaal.

In deze blog gaan we in op redenen 2 en 3:

·      Het digitaal goedkeuren vanuit de fiscale bronapplicatie, en

·      De opmars van platformen voor elektronisch ondertekenen.

Bij het digitaal goedkeuren via de fiscale bronapplicatie, meldt accountantsweek dat een klantportaal prijzig is en dat de opmaat van gratis mogelijkheden van digitaal goedkeuren door boekhoudpakketten een goed alternatief biedt

Bij de opmars van ondertekenplatformen als ValidSign en PKIsignin meldt accountantsweek“Het gemak –met een simpel ondertekenverzoek via de e-mail naar de klant-, maakt het voor veel kantoren een aantrekkelijk alternatief voor het moeizame proces van in beweging krijgen van klanten om zelf te gaan inloggen in een portal”.

Bron: accountantweek.nl

 

Duidelijkheid, gemak en veiligheid voor de klant

Wij zijn het deels met Accountantsweek eens. Goedkeuring en ondertekening kan goed zonder een klantportaal.

 

Maar ‘there is more to it’. Er vinden proceshandelingen van de accountant en van de klant plaats tot die goedkeuring en ondertekening en daarna. En in dat proces willen wij het klanten en accountants het zo veilig en makkelijk mogelijk maken.

Een klantportaal biedt een klant duidelijkheid, gemak en veiligheid. Zo heeft deze:

-       inzicht in (de status van) het totale proces van het vraagstuk;

-       de communicatie hieromtrent is vindbaar op één plaats, waarover de klant overigens ook gewoon via e-mail notificaties krijgt;

-       de mogelijkheid om stukken te raadplegen, uploaden en goedkeuren in diezelfde beveiligde omgeving zorgt voor een AVG proof situatie.

De accountant hoeft hier geen enkele handeling voor te verrichten! Geen berichten opmaken en versturen, geen checks, geen herinneringen, deze zijn vooraf op de door het kantoor gewenste werkwijze ingericht. Heeft de klant binnen een week nog niet gereageerd, dan volgt automatisch het verzoek naar dit document te kijken.

Het elektronisch ondertekenen van stukken is vakwerk en daar zijn inderdaad goede applicaties voor beschikbaar. Het klantportaal van Synflows biedt zelf de eenvoudige ‘vink hier’ optie, maar kan ook een koppeling met ValidSign of met een andere applicatie leggen voor het ondertekenen van stukken. Best of both worlds.

Minder handelingen voor de accountant

Een klantportal vervangt dus niet het digitaal ondertekenen, maar helpt de accountant dus bij administratieve handelingen en houdt termijnen en deadlines voor zowel klant als accountant in de gaten. Als gevolg hiervan kan de accountant zich met een gerust hart op zijn adviestaken richten.

Lees meer

In andere blogs gaan we in op de andere redenen.

• Online samenwerken is niet voorbehouden aan klantportalen
• De moeite om klanten(en relatiebeheerders)in beweging te krijgen  (volgt)
• Niet alle documentprocessen zijn geschikt voor een portal (volgt)
• De kosten (volgt)

Online samenwerken met je klant via een klantportaal zou uit de gratie raken. Lees hier waarom wij denken van niet!